International führendes Unternehmen in der Kalk- und Mineralstoffindustrie
Ein international führendes Unternehmen in der Kalk- und Mineralstoffindustrie mit rund € 2 Mrd. Jahresumsatz, sah sich in Europa mit rückläufigen Umsätzen und steigenden Kosten konfrontiert.
Um die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, beschloss das Management, die Einkaufsorganisation von einer dezentralen, operativen Einheit zu einem strategischen Werttreiber zu transformieren – mit einem Ziel von mindestens € 6 Mio. jährlichen Einsparungen und einer Ambition von € 11 Mio.
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Industrial Director Germany
International führendes Unternehmen in der Kalk- und Mineralstoffindustrie
15 % Reduktion
der operativen Kosten (OPEX)
60 % Spend
unter Vertrag
11 Mio. €
jährliche Einsparungen
€ 11 Mio. jährliche Einsparungen
Ausgangssituation
Ein international führendes Unternehmen in der Kalk- und Mineralstoffindustrie mit rund € 2 Mrd. Jahresumsatz, sah sich in Europa mit rückläufigen Umsätzen und steigenden Kosten konfrontiert.
Um die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, beschloss das Management, die Einkaufsorganisation von einer dezentralen, operativen Einheit zu einem strategischen Werttreiber zu transformieren – mit einem Ziel von mindestens € 6 Mio. jährlichen Einsparungen und einer Ambition von € 11 Mio.
Die Herausforderungen waren vielfältig:
- Einkauf war stark lokal organisiert, ohne zentrale Steuerung oder standardisierte Prozesse.
- Fokus der Einkäufer lag auf operativen Aufgaben – Preisverhandlungen, Bestellungen, Rechnungsfreigaben – anstatt auf Wertschöpfung, Total Cost Management und Lieferantenentwicklung.
- Unterschiedliche Arbeitsweisen und fehlende KPIs erschwerten Transparenz und Steuerung.
- SAP-Daten waren unvollständig und inkonsistent – eine fundierte Spend-Analyse war kaum möglich.
- Die Belegschaft war erfahren, aber in traditionellen Strukturen gefangen und Veränderungen gegenüber skeptisch.
Kurz gesagt: Eine heterogene Organisation mit operativem Fokus, fehlender Datenbasis und wenig Veränderungsbereitschaft.
Vorgehensweise & Projektansatz
Das Projekt wurde über 9 Monate an 15 Standorten in Belgien und Deutschland umgesetzt – mit mehr als 45 cross-funktionalen Teammitgliedern aus Einkauf, Technik und Management.
Der Ansatz von Vienesse Consulting kombinierte analytische Exzellenz mit Change Management und Capability Building – um nicht nur Einsparungen, sondern eine nachhaltige Transformation zu erreichen.
1. Organisations- & Prozessdesign
- Einführung einer zentralen Procurement-Struktur mit klar definierten Rollen, Verantwortlichkeiten und KPIs.
- Standardisierung des gesamten Requisition-to-Pay-Prozesses.
- Einführung von fünf verbindlichen „Golden Rules“, um Transparenz und Effizienz sicherzustellen:
1. Kein Purchase Order (PO) ohne genehmigte Purchase Request (PR).
2. Keine Rechnung ohne PO.
3. Keine Bestellung ohne Systemfreigabe.
4. Nur registrierte Lieferanten mit Vendor-ID.
5. Frühzeitige Einbindung des Einkaufs in alle CAPEX-Projekte.
2. Performance & Governance
- Einführung eines Procurement-Dashboards mit KPIs zur Messung von Spend, Prozesskonformität und Einsparungen.
- Aufbau eines Performance-Management-Rhythmus mit monatlichen Zielüberprüfungen.
- Coaching von Teams in effektiven Meeting- und Entscheidungsstrukturen.
3. Category Management & Supplier Strategy
- Detaillierte Spend-Analyse und Priorisierung von Warengruppen ab € 1 Mio. Jahresvolumen.
- Bildung cross-funktionaler Teams für jede Kategorie – bestehend aus Einkäufern und Technikern.
- Durchführung von über 30 Supplier Deep-Dives und einem großen Supplier Day mit den Top 100 Lieferanten.
- Entwicklung von Total-Cost-of-Ownership-Strategien und Identifikation neuer Wettbewerber.
4. Capability Building & Change Enablement
- Schulung von über 50 Mitarbeitenden in Datenanalyse, RFQ-Erstellung, Verhandlungstechniken und Supplier Performance Management.
- Einführung einer neuen Lernkultur mit Fokus auf Eigenverantwortung und kontinuierliche Verbesserung.
- Stärkung der mittleren Führungsebene als Treiber der Transformation.
Zielsetzung
Vienesse Consulting wurde beauftragt, den Einkauf neu auszurichten und den Kunden zu befähigen, den Einkauf als strategische Funktion mit messbarem Wertbeitrag zu etablieren.
Kernziele:
- Nachhaltige Senkung der externen Ausgaben um mindestens 15 %
- Aufbau einer leistungsfähigen, datengetriebenen Einkaufsorganisation
- Einführung standardisierter Prozesse, Rollen und KPIs
- Entwicklung strategischer Warengruppenstrategien und Lieferantenmanagement
Ergebnisse
Finanzielle Ergebnisse
- Nachhaltige Einsparungen von über € 11 Mio. jährlich (vs. € 8,5 Mio. Ziel).
- Reduktion der OPEX um 15 %.
Prozess & Steuerung
- Prozesskonformität (PR/PO-Quote) gesteigert von 20 % auf über 95 %.
- Spend unter Vertrag erhöht von < 20 % auf > 60 %.
- Einführung eines einheitlichen KPI-Systems für Performance und Compliance.
Organisation & Kompetenzen
- Aufbau einer strategischen Einkaufsorganisation mit klarer Governance-Struktur.
- Etablierung einer leistungsorientierten Kultur mit Fokus auf Effizienz und Ergebnisorientierung.
- Signifikante Steigerung der Analyse-, Verhandlungs- und Managementfähigkeiten im Einkaufsteam.
Lieferantenmanagement
- Strukturierte Zusammenarbeit mit Top-Lieferanten und Implementierung von TCO-Ansätzen.
- Entwicklung langfristiger Partnerschaften zur Sicherung von Qualität, Preis und Innovation.
Die Transformation bei dem Kunden zeigt, wie datengetriebene Analysen, klare Strukturen und fokussiertes Change Management eine ehemals operative Einkaufsorganisation in eine strategische Wertschöpfungseinheit verwandeln können.
Vienesse Consulting begleitete den Wandel von der ersten Analyse bis zur nachhaltigen Verankerung – mit messbaren Erfolgen in Kosten, Effizienz und Kultur.
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